Existem duas formas de ingressar no Prodfor: A principal delas é através da indicação formal por parte de uma mantenedora para a qual esta empresa forneça serviços ou produtos. A outra é por candidatura, onde a empresa preenche o formulário de candidatura no site. Em ambos os casos a empresa é submetida a uma avaliação técnica e econômica e se aprovado, a empresa-candidata participa de um conjunto de atividades para organização de seu sistema de gestão. Atualmente, o Prodfor promove o desenvolvimento de fornecedores em quatro sistemas de gestão:

• SGQF - Sistema de Gestão da Qualidade em Fornecimento - SGQF
  
• SGA - Sistema de Gestão Ambiental
  
• SGSS - Sistema de Gestão em Saúde e Segurança
  
• SGFFT - Sistema de Gestão Financeira, Fiscal e Trabalhista
  

Toda a fase de desenvolvimento dura cerca de doze meses e é custeada pelos fornecedores sob supervisão das empresas mantenedoras. Dependendo de cada tema do sistema de gestão, existem métodos específicos, constituídos basicamente pelas seguintes atividades:

• Seminário de Planejamento e Preparação - evento inicial para orientação dos fornecedores na execução das atividades a serem desenvolvidas para implantação do sistema de gestão.

• Diagnóstico do Sistema de Gestão e Organização do Fornecedor - para conhecimento da situação atual do fornecedor em relação à organização. Apresenta como resultado a elaboração de relatório que será usado para definir as ações para desenvolvimento do fornecedor.

• Curso sobre Sistema de Gestão - realização de curso sobre sistema de gestão no tema específico (Qualidade, Ambiental, Saúde e Segurança e Financeira) com 16 horas de duração, envolvendo aspectos conceituais e práticos. Visa orientar a organização e a implementação desse sistema.

• Seminários para apresentação dos elementos do Sistema de Gestão - a organização dos elementos do sistema de gestão é apresentada em seminários de 8 horas de duração para permitir a interpretação e a definição de como serão implantados os requisitos estabelecidos. São realizados dez seminários para o SGQF e oito para os demais. Os participantes recebem orientações para implementação de como organizar o sistema de gestão na empresa.

• Assistência às Empresas - são realizadas visitas de consultores para orientação às empresas e verificação do desenvolvimento das atividades de implantação do sistema de gestão.

• Avaliação da atuação dos Fornecedores - a cada mês, a empresa participante é avaliada pelo Prodfor, com notas de 0 a 10, considerando a realização das atividades previstas nos seminários e participação nas atividades do Prodfor. Os resultados serão avaliados na reunião do comitê executivo, com o conhecimento das mantenedoras.

• Diagnóstico de Verificação - durante o desenvolvimento, as empresas são submetidas a três auditorias de verificações de seus sistemas de gestão, realizadas por auditores independentes. São duas auditorias parciais e uma final, como se fossem pré-auditorias.

• Preparativos para Certificação - visando a orientação dos fornecedores para o recebimento da auditoria de certificação, é realizado seminário "Preparação para a Certificação do Prodfor", com duração de quatro horas.

Qualificação

Depois da etapa de desenvolvimento, os fornecedores passam pela etapa de qualificação, que é realizada de modo individual, por meio de auditorias independentes, que fazem a verificação do atendimento aos requisitos estabelecidos pelo Prodfor. Após aprovação pela auditoria, é emitido certificado de fornecedor qualificado, com validade de dois anos. A cada doze meses são realizadas novas auditorias.

Segundo o Manual do Auditor, são realizadas as seguintes auditorias:

• Certificação - representa a auditoria inicial, para verificação do atendimento aos requisitos estabelecidos e recomendação ou não da certificação da empresa. É realizada por dois auditores, em pelo menos dois dias de auditoria.

• Periódica - são auditorias parciais realizadas durante o período de vigência do certificado para verificar a manutenção do sistema de gestão.

• Acompanhamento - de acordo com os resultados das auditorias de certificação, periódicas ou recertificação, pode ser necessário retornar à empresa e realizar auditoria de acompanhamento para verificar o tratamento de não conformidades apontadas.

• Extraordinária - se as não conformidades apontadas não forem tratadas de modo eficaz, são realizadas auditorias extraordinárias após o período de três meses. Essas auditorias são completas, avaliam todos os requisitos, e são conclusivas, recomendando manutenção ou cancelamento do certificado.

• Recertificação - após a vigência do certificado, são realizadas novas auditorias completas, semelhantes à de certificação, para emissão de novo certificado.

O ciclo de dois anos é composto de pelo menos três auditorias, sendo uma de certificação e duas periódicas. Caso o fornecedor qualificado obtenha a certificação pelas normas ISO, o certificado do Prodfor é mantido, abolida a realização de auditorias pelo Programa.