As empresas participantes do Programa precisam ser indicadas pelas empresas mantenedoras ou, no caso de adesão espontânea, ter a sua solicitação de adesão aprovada pelo Comitê Executivo do Prodfor.

Uma vez aceitas como fornecedoras em desenvolvimento, o primeiro passo é participar do Seminário de Apresentação do Prodfor, onde vão conhecer em detalhes o funcionamento, os objetivos, as metas esperadas e os resultados já alcançados pelo Programa e formalizar sua participação mediante a assinatura do Termo de Compromisso.

A partir daí, começa efetivamente o processo de desenvolvimento, com a realização de um diagnóstico inicial da empresa fornecedora, o qual vai mapear sua situação naquele momento (o "marco zero" do programa), quais são e como estão organizados seus processos e operações, identificando as intervenções necessárias à adequação aos requisitos da norma ISO 9001:2000 e à implantação do Sistema de Gestão da Qualidade de Fornecimento (SGQF).

Esse diagnóstico é elaborado por um técnico especializado, consultor do IEL, designado para acompanhar e orientar a empresa ao longo de todo o processo. Uma vez concluído, uma cópia desse documento fica com o fornecedor e outra com o consultor. É a partir dessas informações que ele traça o plano de trabalho específico de cada empresa.

O desenvolvimento do SGQF segue um planejamento anual que contempla diferentes atividades, conceituais e práticas, como cursos, encontros, seminários, consultoria e auditoria. Os seminários, que ocorrem a cada 21 dias, aproximadamente, reúnem todas as empresas em desenvolvimento e neles são transmitidos e esclarecidos os conceitos que norteiam o programa, ministradas orientações sobre os registros do Sistema de Gestão e demais ferramentas de aplicação e controle do sistema, bem como sobre a elaboração e uso da respectiva documentação. Nessa ocasião, o fornecedor pode esclarecer todas as dúvidas pertinentes ao seu processo de desenvolvimento com o seu consultor.

Na metodologia do Prodfor, orientação, implementação e avaliação ocorrem simultaneamente, enquanto durar o processo. A cada procedimento, atividade ou documento implementado, o consultor avalia o grau de aderência das práticas da fornecedora às rotinas estipuladas e aos requisitos da norma. Isso é feito com o concurso de questionários de avaliação desenvolvidos pelo Programa, preenchidos pelo consultor. As respostas vão gerar uma pontuação para a empresa, que precisa manter-se dentro da margem aceitável. Uma pontuação abaixo dessa margem por três meses seguidos leva a fornecedora ao desligamento automático do Programa.

Ao longo do processo, outros consultores do IEL realizam mais dois ou três diagnósticos, parciais, com o objetivo de verificar o bom andamento do processo e sugerir os ajustes necessários, se for o caso. Há ainda um diagnóstico final, que simula o que será feito/examinado na auditoria de certificação, passando um "pente fino" na empresa para que ela esteja apta a se qualificar.

A auditoria final é feita por auditores que são especialistas das mantenedoras e também técnicos independentes, formados pelo Prodfor. A programação dessa auditoria é feita pelo coordenador do Grupo Técnico de Auditorias. Os auditores do Grupo Técnico fazem a avaliação dos relatórios recebidos dos auditores designados para cada empresa e municiam com pareceres analíticos sobre essas informações os membros do Comitê Executivo, a quem cabe a palavra final sobre a certificação ou não. Atualmente o Prodfor conta com 348 empresas certificadas.

Entre as atividades do Prodfor, uma das mais importantes é o Curso de Formação de Auditores Internos, realizado exclusivamente para os fornecedores em desenvolvimento, em que o Programa transmite os conhecimentos necessários para que os representantes da fornecedora possam avaliar o desempenho da sua empresa no processo de desenvolvimento e dali por diante, capacitando-os a manter o SGQF permanentemente em pleno funcionamento. Esse aspecto é indispensável para que a empresas se mantenha apta a revalidar sua certificação no SGQF, o que precisa ser feito a cada dois anos.

Merecem destaque também os Encontros Técnicos. Em duas ocasiões anuais, as empresas fornecedoras têm a oportunidade de compartilhar entre si e com as empresas mantenedoras as melhorias obtidas nos seus processos produtivos durante a implantação do Programa. Por isso, além de uma oportunidade de intercâmbio de informações, ampliação do conhecimento técnico e estreitamento de laços e parcerias, esses encontros acabam por ser também uma "vitrine" para expor todo seu potencial às empresas mantenedoras.