Para assegurar boas compras e diminuir as chances de prejuízo para a empresa, são necessários controles específicos na hora da aquisição. Da escolha e bom relacionamento com fornecedores à previsão de custos, passando pela determinação de prazos de vendas, tudo deve ser considerado antes, durante e depois da compra. O Sistema de Gestão da Qualidade em Fornecimento (SGQF) traz em seu item 7.4 toda a importância de se seguir regras na aquisição de produtos. O item fala sobre a necessidade de se estabelecer critérios de seleção, avaliação e reavaliação para quem busca a excelência em termos de compra. Mas isso é possível?

A resposta é sim, na opinião do gerente da área de Desenvolvimento Empresarial do Instituto Euvaldo Lodi (IEL-ES), Fernando Gomes Pereira. Para ele, pode ser considerada uma compra excelente aquela que "satisfaça todos os requisitos declarados e necessários ao cliente".

No entanto, estabelecer os critérios de aquisição não é tarefa tão fácil. Para Fernando, as dificuldades acontecem pelo trabalho feito basicamente em cima de preço e qualidade intrínseca do produto. "Existem requisitos explícitos e implícitos relacionados ao produto ou serviço adquirido que não são considerados. A maioria das empresas se limita a avaliar a entrega de produtos na especificação requerida (qualidade intrínseca, preço, prazo de entrega etc.). Existem questões adjacentes relacionadas à aquisição e fornecimento, que não estão escritas, mas que se constituem verdadeiros diferenciais para o fornecedor", disse gerente do IEL-ES. Entre essas questões estão o relacionamento de parceria e o fornecimento de soluções especializadas para o cliente, interferindo de forma positiva na sua gestão.

Na avaliação de Pereira, o estabelecimento dos critérios para seleção, avaliação e reavaliação dos fornecedores deve ser realizado sempre levando em consideração requisitos considerados importantes pelos clientes que a empresa pretende atingir/fidelizar, juntamente com a estratégia para lidar com fornecedores estabelecendo parcerias, visando uma melhor negociação para alavancar os resultados.

Comprar com responsabilidade

Para realizar as suas compras sem passar mais tarde por experiências desagradáveis, a empresa deve priorizar certos aspectos. Um conhecimento estratégico do mercado, seja por meio de pesquisa de preço, condições de compra e qualidade do que está sendo adquirido, é apenas o começo. Além de saber o que vai comprar, é primordial que se conheça a aceitação do produto por parte dos consumidores, para evitar uma mercadoria encalhada. A responsabilidade passa também por não tentar agarrar mais que o braço alcança, e calcular bem "oportunidades únicas". Não menos importante, entradas e saídas de dinheiro devem obrigatoriamente passar por registro. Lembre-se: palavras o vento leva, mas o papel guarda tudo.

Mas falar de compras em tempos de crise sempre é motivo de preocupação. Afinal, a ordem parece ser conter gastos. Seria possível, ainda que reprovável, uma empresa fazer certa "vista grossa" sobre determinado requisito, se tal negligência significar um preço menor na negociação?
Para Fernando, existe a possibilidade de isto acontecer, mas o resultado não compensa. "Sim, é possível, para apresentação de preços ‘mais competitivos' ou uma suposta redução de custos produtivos. A constatação de que o barato sai caro poderá acontecer por reclamação de cliente - devido à perda da qualidade final do produto/serviço fornecido -, incidentes de segurança, auditorias de clientes ou de certificações, redução ou estagnação da participação no mercado", explicou.

A despeito do momento, o importante é ter em mente que compras são sempre necessárias, mas respeitando critérios técnicos que evitem prejuízos e uma ocasional ameaça à saúde financeira da fornecedora.