Esse é o panorama predominante hoje entre as fornecedoras capixabas que aceitaram o desafio de organizar seus procedimentos internos relativos aos processos financeiros sob a norma escrita pelo Prodfor para a implantação do Sistema de Gestão Financeira, Fiscal e Trabalhista, o SGFFT.

Essa história, que já se mostra feliz desde seu capítulo inicial, é fruto de um intenso trabalho, tanto das empresas, que aplicaram com seriedade e disciplina a inédita metodologia desenvolvida pelo Prodfor, quanto da própria equipe do Programa Integrado de Qualificação e Certificação de Fornecedores, que dedicou tempo e inteligência ao estudo, de um lado, das complexas condicionantes legais (fiscais, contábeis, trabalhistas etc.) a serem respeitadas, e, de outro, das deficiências mais frequentemente observadas na gestão das fornecedoras, para conjugá-las no desenvolvimento da norma que embasa a implantação do SGFFT.

A escalada da certificação

Entre as 44 fornecedoras presentes à cerimônia de entrega dos certificados do Prodfor em 2009, o Programa registrou a participação de cinco que aderiram à mais nova certificação. Felizes com a conquista, essas empresas são unânimes em afirmar os benefícios advindos da certificação do seu SGFFT, como destacou Glauber Coelho, diretor da Itaplana Minérios Ltda.

"A implantação do SGFFT, além de integrar os procedimentos, simplifica o fluxo de atividades. O maior ganho da implantação do SGFFT reside na organização dos processos. A comunicação com os clientes ficou mais "limpa", com fluxo rápido e assertivo. A rastreabilidade das informações foi a mudança que gerou maior ganho de tempo."

Já Alessandro Spinassé, diretor superintendente da Locaservice, ressaltou que a empresa ‘faz uma avaliação extremamente positiva do SGFFT, no sentido de que a organização, ao detalhar os seus processos para o sistema de gestão, adquiriu maior grau de adequação e confiabilidade de seus resultados. Mesmo já possuindo procedimentos adequados para desenvolver estas atividades - algumas delas, até mesmo por força de legislação -, as normas do processo de certificação criaram um patamar de diferencial na monitoração desses fluxos. Esses procedimentos vieram a agregar o valor que faltava'.

Para Luiz Alfredo, coordenador do IEL para o SGFFT, o momento da certificação representa o ápice de um processo longo e desafiador, mas gratificante. "A primeira turma enfrentou um verdadeiro desafio, por se tratar de projeto piloto. Adequações foram feitas e sugestões de melhorias acatadas para uma etapa posterior. As empresas fornecedoras entenderam, desde o princípio, a filosofia da Certificação e abraçaram a causa, participando ativamente. Estas empresas entenderam a dificuldade de se escrever uma norma em que, para boa parte de seus processos, não existe uma legislação específica a ser seguida. As boas surpresas foram que os fornecedores conseguiram visualizar, ao final da implantação, o seu resultado financeiro, conhecendo as entradas e saídas de recursos, melhorando a gestão dos seus contratos e permitindo que os mesmos fossem honrados até o fim".

Desafios superados

O IEL-ES montou toda uma nova estrutura de conhecimento para implementar os procedimentos descritos na nova norma. Entre as ações, foi preciso treinar auditores internos na nova certificação. Para isso, foram definidas as competências necessárias para o exercício da função e selecionados, dentre os auditores do SGQF, aqueles que apresentavam competências específicas para esta certificação, através de processo de capacitação dos mesmos na norma de referência e na metodologia do IEL-ES aplicada nas consultorias com as empresas fornecedoras.

De acordo com Luciano Miziara, consultor que participou diretamente do desenvolvimento da nova metodologia, no princípio, havia entre os fornecedores muita curiosidade e expectativa quanto à nova certificação. "Mas, a partir da realização dos seminários, com amplos debates e discussões, a receptividade ao projeto aumentava a cada dia. Aos poucos, eles percebiam que a necessidade de se fazer gestão financeira, fiscal e trabalhista era e continua sendo questão de sobrevivência para as empresas; que não se tratava de uma ‘exigência' das mantenedoras do Prodfor, mas sim de uma necessidade de mercado, para o qual elas estavam ficando para trás".

Miziara apontou também que a experiência de certificar esse primeiro grupo de empresas resultou em conhecimentos que irão aprimorar a norma e a metodologia de implantação do SGFFT, um benefício adicional para todos os envolvidos. "Nada mais certo e natural do que haver ajustes a serem feitos, uma vez que se tratava de um projeto piloto sem precedentes, ao menos que saibamos. Observou-se a necessidade de se melhorar, ainda mais, os controles financeiros, principalmente no tocante à previsão orçamentária. O Seminário de Gestão de Pessoas terá sua carga horária aumentada, uma vez que a anterior (oito horas) foi insuficiente para a apresentação de toda a sistemática de controle desta Gestão. Também está sendo reavaliado o Seminário de Gestão Contábil, com a inserção de novos exemplos sobre a metodologia de controle de algumas legislações contábeis, no sentido de propiciar ao empresário condições para debater junto ao seu contador, por exemplo, o tipo de tributação do Imposto de Renda no qual sua empresa está enquadrada. Ressalte-se que os fornecedores participantes da primeira turma foram de fundamental importância neste processo, pois a cada seminário eles demonstravam mais interesse em desenvolver um sistema que se adequasse às suas necessidades".

Presente sob controle, futuro promissor

"Os principais benefícios do SGFFT foram a formalização dos procedimentos existentes e a melhoria no monitoramento e análise dos resultados obtidos, corrigindo em tempo hábil as eventuais distorções em seu processamento", destacou Spinassé, da Locaervice, acrescentando: "Desde o inicio da implementação do SGFFT nossa empresa adotou o critério de incorporar aos seus processos o sistema de gestão, não apenas fazendo o tratamento para atender a requisitos de normas com o objetivo de auferir a certificação. Os processos implementados tornaram-se parte da rotina da nossa empresa, e já se nota a diferença nos resultados obtidos e na adequação dos nossos procedimentos".

Glauber Coelho, da Itaplana, tem opinião semelhante: "O maior ganho da implantação do SGFFT reside na organização dos processos. A comunicação com os clientes ficou mais ‘limpa', com fluxo rápido e assertivo. A rastreabilidade das informações foi a mudança que gerou maior ganho de tempo. Com as exigências legais da Escrituração Contábil e Fiscal, o SGFFT permite que a empresa atenda esses requisitos em tempo hábil. Em termos de ganhos internos, destacamos a maior fluidez das informações e documentos, racionalizando tempo de trabalho".

O executivo manifestou sua satisfação com os resultados da implantação do SGFFT na visualização e aproveitamento das oportunidades de mercado: "A estruturação do processo de planejamento financeiro e orçamentário cria um ambiente de análise para os investimentos que poderão surgir. As decisões de investimentos, em sua relação custo/benefício, ficam mais fundamentadas e com isso, reduzem-se os riscos, o que é muito bom".

Além disso, Coelho destaca que o sistema traz aos gestores da empresa maior segurança também frente a mudanças no ambiente externo que podem se configurar em possíveis ameaças - como, por exemplo, a recente alteração nas alíquotas e na forma de cálculo do Fator Acidentário de Prevenção, o FAP: "Toda mudança na legislação impõe, obrigatoriamente, ajustes internos. Com o crescimento da carga tributária ou a oneração dos encargos, a empresa que dispuser de um bom controle de seus custos terá em mãos um forte instrumento para negociação junto aos clientes, caso haja necessidade de repasses para os preços de seus produtos".

Spinassé, da Locaservice, concorda e complementa: "Os conceitos empregados no nosso sistema de gestão antecipam com maior grau de detalhamento essas mudanças, permitindo programar ações que visem melhorar e adequar as mudanças legais com maior grau de eficiência. Nesse caso, sabemos que a alteração do FAP penaliza as empresas que não estão investindo em segurança do trabalho e, com a incorporação dos conceitos da certificação, a empresa antecipadamente já prima por esse objetivo, priorizando o tratamento dado no item saúde e segurança do trabalhador, conceitos também presentes na norma".

Para o diretor, "o processo para a implementação da certificação do SGFFT foi de grande relevância na monitoração dos resultados no período critico da economia. Assim como sua função foi um diferencial no período de crise, com certeza será uma ferramenta de grande relevância nas eventuais oportunidades de mercado conforme já ficou comprovado".

Luís Alfredo e Luciano Miziara sustentam que fazer uma gestão financeira adequada nas empresas é condição necessária para a sua permanência no mercado atual. "Sobrevivem aqueles que ousam. Poder prever a necessidade de recursos faz com que a empresa fornecedora se antecipe, fazendo gestão no sentido de buscar os créditos mais baratos ou até mesmo uma intensificação junto ao setor de cobrança interno, buscando integralizar recursos financeiros que estão nas mãos dos clientes, muitas vezes vencidos. Tudo isso é possível com a implantação do SGFFT. Basta ‘comprar a idéia' e fazer acontecer" finalizam.